Contentful Onboarding: Einführung in Contentful
Mit diesem Leitfaden gelingt die Einführung von Contentful in Deine Organisation. Wir zeigen Dir, worauf es bei dem Onboarding-Prozess mit Contentful ankommt.
Was ist Contentful?
Wenn es um die Implementierung eines leistungsstarken und zukunftssicheren Content Management Systems (CMS) geht, ist Contentful eine der besten Lösungen auf dem Markt. Als Headless CMS bietet Contentful maximale Flexibilität und eine API-First-Architektur, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt. Wenn Du für Dein E-Commerce-Projekt auf die MACH-Architektur und Composable Commerce setzt, kannst Du das volle Potenzial von Contentful sehr gut ausschöpfen.
In diesem Artikel erläutern wir, welche organisatorischen Grundlagen geschaffen werden müssen, bevor mit der Implementierung von Contentful begonnen werden kann. Der Erfolg jedes Content-Projekts hängt maßgeblich von der richtigen Planung und den passenden Rahmenbedingungen ab. Angefangen bei der Ablage der Inhalte bis hin zu grundlegenden organisatorischen Vereinbarungen wie Projektumfang und Prozess-Ownership - hier erhältst Du einen fundierten Einstieg in die Welt von Contentful.
Der Start zu einem erfolgreichen Content Management Projekt
Für viele Unternehmen stellt sich die Frage: Wie gelingt der reibungslose Einstieg in Contentful und welche Schritte sind notwendig, um das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen? Blicken wir zuerst auf die Ausgangslage, in der sich Dein Unternehmen offenbar befindet: Beim Umstieg von klassischen und gewachsenen redaktionellen Prozessen auf ein Headless Content-Management-System ist oft ein Umdenken erforderlich. Du schreibst Deine Texte bisher in Word, speicherst sie auf einem Laufwerk in Deinem Netzwerk und kopierst sie von Hand in die Eingaben Deines CMS. Auch die Bilder kommen vom Laufwerk. Die Suche ist mühsam, weil Du Dich durch Ordner klickst und die Bilder anhand der Dateinamen auswählen musst. Auch die Übersetzung, das Erstellen von Teaser-Texten, etc. erfolgt manuell.
Mit dieser überholten Herangehensweise soll bald Schluss sein. Der erste, wichtige Schritt ist getan. Dein Unternehmen hat sich für ein Cloud-basiertes System entschieden. Damit sind die Grundlagen geschaffen, um das große Potenzial von „Composable Content & Commerce“ auszuschöpfen. Hierbei werden Inhalten und Daten aus unterschiedlichen Systemen abgefragt, zusammengeführt und in unterschiedlichen Formaten und Kanälen präsentiert. Alle weiteren erdenklichen Systeme können angebunden werden und Dich und das Ergebnis Deiner Arbeit unterstützen – MACH und Composable sei Dank.
So kann KI Dich direkt beim Verfassen Deiner Texte unterstützen oder angebundene Übersetzungstools den Prozess zur Lokalisierung der Inhalte beschleunigen. Andere Services sorgen für die personalisierte Ausgabe Deiner Inhalte, angebundene Asset Management Systeme steuern Medien aus Deiner zentralen Bilddatenbank bei und liefern diese genau in dem Format und der Qualität aus, wie sie benötigt werden. Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos.
Doch bevor es so weit ist, musst Du Contentful bestmöglich auf die Anforderungen Deiner Organisation vorbereiten. Dazu musst Du eine Reihe von Entscheidungen treffen, die wir Dir in diesem Beitrag vorstellen möchten.
Content Ablage - Wo speichert Deine Organisation zukünftig den Content?
Gewachsene Strukturen, insbesondere Relikte wie Netzlaufwerke in denen sich in endlosen Kaskaden von Ordnern Unmengen an unbekanntem Content befinden, sind ein Wachstumshindernis. Es gibt keine Inventarisierung Deiner Inhalte und oft auch keine wirkliche Struktur. Der Content ist daher oft nur noch den Erstellenden bekannt, eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist kaum noch möglich. Informationen über vorhandenen Content müssen persönlich erfragt werden, oft geht es schneller, den Content neu zu erzeugen, als die Antwort abzuwarten. Insbesondere bei dezentralen Standorten und international tätigen Organisationen. Vereinfacht lässt sich behaupten, dass diese „alte Welt“ schlecht skaliert.
Contentful als Content-Plattform kann die Rolle der zentralen Content Ablage zukünftig für Dich übernehmen. Es verfügt über geeignete Instrumente, um einerseits bei der gemeinsamen Erstellung von Inhalten zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu moderieren. Zum anderen können einmal erstellte und konsistent benannte Inhalte sehr schnell wiedergefunden werden. So verfügt es mit Werkzeugen wie Tagging, Taxonomie sowie einer leistungsfähigen Volltextsuche und Filterung über wirkungsvolle Möglichkeiten, auf die wir später noch eingehen werden.
Die in der Plattform hinterlegten Inhalte können weiter veredelt, strukturiert und angereichert werden. Texte können z.B. juristisch oder fachlich überprüft, illustriert oder auch automatisch übersetzt werden. Diese Texte können auch als Grundlage dienen, um daraus Komponenten für die Darstellung in den Kanälen, wie z.B. Webseiten, Mobile Anwendungen oder Social Posts zu erzeugen. Auch hier kann eine KI vollautomatisch bei der Texterstellung unterstützen und aus der Grundfassung des Content Überschriften, Teaser-Texte, Aufzählungen von Produkt-Vorteilen, etc. erzeugen.
Daniel Kynast, Digital Commerce Enablement Consultant von kernpunkt: "Den Content Deiner Organisation zentral in einer Cloud zu speichern, wo er von allen Mitarbeitenden über alle Rollen und Länder hinweg gefunden werden kann, empfiehlt sich in Contentful beinahe von selbst. Erst recht, wenn er per API von unzähligen Tools angesprochen werden kann. Sie verwerten und veredeln Deine Inhalte und zahlen so auf Dein Business Ziel ein."
Zentrale, organisatorische Vereinbarungen vor dem ersten Spatenstich
Neue Tools in bestehende Prozesse aufzunehmen, ist nicht immer leicht. Je größer und heterogener Deine Organisation ist, desto größer erscheint die Herausforderung. Bevor Deine Teams damit beginnen können, Inhalte in Contentful abzulegen und über unterschiedliche Kanäle auszuspielen, solltet Ihr Euch diese zentralen Fragen stellen.
1. Projekt-Scope – Worauf fokussieren wir uns?
Zunächst solltest Du klar definieren, was Gegenstand des hier zu betrachtenden Projektes sein soll. Ist nur der Content bestimmter Geschäftsbereiche relevant? Geht es um eine globale Markenstrategie mit Content in verschiedenen Sprachen für verschiedene Märkte? Je genauer die Projektvision Deines Vorhabens ist, desto zielgerichteter können erste Einstellungen in Contentful vorgenommen werden.
Davon hängt unter anderem ab, wie Deine Organisation im System abgebildet sein soll. Wie viele Spaces (individuelle Datentöpfe, üblicherweise einer je Marke/Channel) benötigst Du? Gibt es einen Datenaustausch zwischen diesen Spaces und kann man also von Space A auf Inhalte von Space B zugreifen?
Auch kannst Du schon erste Überlegungen anstellen, ob es neben einer klassischen Produktiv-Umgebung auch Bereiche geben soll, in denen Deine Devs entwickeln oder redaktionelle Abnahmen bzw. Freigaben vorgenommen werden. In Contentful werden diese Bereiche „Environments“ genannt. Diese können aber auch zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt ergänzt werden.
2. Mehrsprachigkeit und Prozesssprache
Alle Texte und Beschriftungen in Contentful sind einheitlich in Englisch. Die Sprache, in der Content-Types benannt oder Hilfetexte, Workflow-Schritte etc. verfasst werden, kannst Du aber frei wählen. Oft existieren schon Corporate Governance Richtlinien mit entsprechenden Vorgaben. Wenn nicht, ist es klug, sich am kleinsten, gemeinsamen Nenner der Sprachen zu orientieren, die von den zukünftigen Projektmitarbeitenden beherrscht werden.
Daniel Kynast, Digital Commerce Enablement Consultant von kernpunkt: "Ein weitere wesentliche Frage in diesem Zusammenhang ist die Entscheidung, wie mit Mehrsprachigkeit umgegangen werden soll. Das CMS bietet unterschiedliche Konzepte, um Inhalte in verschiedenen Sprachen zu präsentieren. Dabei kann man wahlweise für jede Sprache einen eigenen Space nutzen, eigene Artikel schreiben oder innerhalb der Artikel je Sprache eigene Felder nutzen."
Hast Du Dich für die geeignetste Vorgehensweise entschieden, sind die gewünschten Sprachen und/oder Länder zu wählen, in denen Inhalte ausgegeben werden sollen. Nun können Fallback-Sprachen definiert werden, in die andere Sprachen zurückfallen, wenn der Inhalt in der eigenen Sprache nicht gepflegt wird. Ebenfalls existiert das Konzept der optionalen Sprachen. Hier entfällt die Pflichtfeld-Kennzeichnung, auch wenn sie für andere Sprachen bestehen bleibt.
3. Prozess-Ownership
Alle Entscheidungen, die während des Onboarding-Prozesses von Dir getroffen wurden, sollten von der gesamten Organisation getragen und entsprechend dokumentiert werden. Um trotz heterogener Strukturen und dezentraler Zusammenarbeit zu gewährleisten, dass die CMS-Konfiguration konsistent bleibt und dem entspricht, was vereinbart wurde, erfordert es von Dir und Deinem gesamten Team eine gewisse Prozessdisziplin.
Wir empfehlen einer Person das Product-Ownership für das Projekt, somit auch dieses Tool und alle Sub-Prozesse darin zu übertragen. Diese Person ist dafür verantwortlich, dass die Vereinbarungen und die Nutzung des Systems angemessen dokumentiert werden. Ferner ist sie maßgeblich an der Entscheidung und am Vorgehen bei Anpassungen des Prozesses einzubeziehen. Optimierungen und Evaluierungen der Vorgänge gehören ebenso in ihre Zuständigkeit, wie der Wissenstransfer zur Nutzung des CMS.
Wie geht es im Onboarding für Contentful weiter?
Der erste Schritt im Contentful Onboarding ist geschafft: Mit diesen ersten organisatorischen Schritten legst Du den Grundstein für eine erfolgreiche Contentful-Implementierung. Im nächsten Artikel zum Contentful-Onboarding gehen wir detailliert auf den neuen Content-Erstellungsprozess und die Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten ein. So lernst Du, wie Du Dein Team optimal auf die Arbeit mit Contentful vorbereitest und den neuen Workflow in Deinem Unternehmen etablierst.
Stell uns Deine Fragen!
Du möchtest direkt loslegen? Sprich mit uns, denn als offizieller Contentful Silver Partner unterstützt Dich kernpunkt von Anfang an bei der Einführung von Contentful. Wir sorgen dafür, dass Dein Team schnell und effizient mit dem System arbeitet und alle notwendigen Prozesse nahtlos ineinandergreifen. Mit unserer langjährigen Erfahrung mit MACH-Technologien insbesondere im CMS-Bereich und unserem fundierten technischen Know-how begleiten wir Dich bei jedem Schritt - von der strategischen Beratung bis hin zur Schulung Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis hin zur Umsetzung Deines Contentful-Projekts.
Egal, ob Du Unterstützung bei der Software-Evaluation oder bei der Internationalisierung und Mehrsprachigkeit benötigst, kernpunkt steht Dir als zuverlässiger Partner zur Seite. Nimm Kontakt zu uns auf und lass uns gemeinsam Dein Contentful-Projekt zum Erfolg führen!
