Contentful Onboarding: Arbeite produktiver mit dem Content-Erstellungsprozess

Contentful bietet effiziente Prozesse und sorgt für kreative Freiheit

Unser Partner Contentful stellt für unsere Kundenprojekte eine intelligente Composable-Content-Plattform bereit, die es Deinem Unternehmen ermöglicht, beeindruckende Erlebnisse in großem Maßstab zu liefern. Inhalte lassen sich unabhängig voneinander erstellen und wiederverwenden, Inhalte und Design können miteinander verbunden werden und in Sekundenschnelle für mehrere Kundenerlebnisse skalieren - alles innerhalb eines einheitlichen, umfassenden Content-Systems.

In unseren Kundenprojekten setzen wir auf Contentful zur Orchestrierung der Inhalte über verschiedene Plattformen. So lassen sich multiple und individuelle Erlebnisse erzeugen, mit denen unsere Kunden jedes Zielpublikum über jeden Kanal ansprechen kann.

Der Einstieg in Contentful kann aufgrund der Leistungsfähigkeit dieser MACH-Technologie am Anfang etwas herausfordernd sein. Daher zeigen wir Dir mit unserer Artikelserie über das Onboarding mit Contentful, worauf es wirklich ankommt und wie Du dein Digitalprojekt erfolgreich umsetzen kannst.

Nachdem Du im ersten Teil zum Contentful Onboarding die organisatorischen Grundlagen für Dein Contentful-Projekt gelegt hast, ist es an der Zeit, den eigentlichen Content-Erstellungsprozess zu planen. Dieser Prozess ist das Herzstück Deines Content Managements und bestimmt, wie effizient Dein Team Inhalte erstellen, bearbeiten und freigeben kann. Ein klar strukturierter Workflow, definierte Rollen und Berechtigungen sind dabei unerlässlich, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Produktivität zu steigern.

Von der Briefing-Phase bis zur finalen Freigabe - mit den richtigen Tools und Prozessen wird Deine Content-Erstellung nicht nur effizienter, sondern auch kreativer. Lass uns hier herausfinden, wie Du den Content-Erstellungsprozess in Contentful optimal gestaltest und welche Rollen und Teams wichtig sind.

Dein neuer Content-Erstellungsprozess

Wenn Du Dir die Frage stellst, wozu man eigentlich Content braucht und wie er dann am Ende seinen Weg ins Netz findet, macht es Sinn, zunächst einen Blick in die Vergangenheit zu richten. Nur so kannst Du die Grundlagen dafür schaffen, dass alle, die an der Entwicklung des neuen Content-Erstellungsprozesses beteiligt sind, den Status Quo kennen: Woher kam das Briefing? Wer ist an der Erstellung beteiligt? Wie wurden Inhalte übersetzt? Wie wurde die Qualität sichergestellt? Was ist gut gelaufen und was nicht?

Im Folgenden wird ein beispielhafter Content-Erstellungsprozess skizziert. Natürlich handelt es sich dabei um ein Beispiel aus der Praxis, das so oder abgewandelt auch bei Dir zum Einsatz kommen kann.

1. Briefing

Zunächst ist festzulegen, von welcher Rolle der Auftrag zur Erstellung von Inhalten denn überhaupt ausgeht. Wer brieft die Erstellung von Texten und Bildern bzw. die Erstellung spezifischer Komponenten und Seiten für die Webseite? Wie erfolgt dies und in welcher Sprache? Wie erfahren die Beauftragten von dem Briefing und wie erfährt die/der Auftraggebende vom aktuellen Status der Arbeiten? Gibt es vielleicht ein Ticket als Laufzettel in dem das Briefing enthalten ist und alle ihre Rückmeldungen hinterlegen oder wählt man eine völlig andere Form des Austauschs? Hier lassen sich erste Überlegungen treffen, wie die Zusammenarbeit gestaltet sein soll und ob man die von Contentful bereits angebotenen Möglichkeiten nutzt, um die unterschiedlichen Akteure bei der Zusammenarbeit zu unterstützen.

2. Erstellung

Wo werden Eure Texte geschrieben -–  direkt in Contentful oder klassisch in Word und von dort heraus kopiert? Möchtest Du Dich bei der Erstellung von Komponenten, der Erzeugung von SEO-Elementen von einer KI unterstützen lassen? Wahlweise kannst Du die OpenAI-Integration nutzen, die Contentful in seinem Marketplace als App anbietet. Wenn Du es etwas flexibler brauchst, kannst Du die Prompts für ChatGPT, Google Gemini, oder Microsoft Copilot auch selbst schreiben, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Oder Du nutzt die Möglichkeit, die Contentful mit seiner offenen API bietet, um die Komponenten Erstellung per KI zu automatisieren. Vielleicht möchtest Du an dieser Stelle auch schon eine erste Qualitätssicherung und Freigabe der vorbereiteten Texte vornehmen.

3. Bebilderung

Ein guter Text kommt selten ohne Bilder aus, daher stellt sich im Rahmen des Erstellungsprozesses zwangsläufig immer die Frage, woher denn die Bilder kommen. Werden Sie exklusiv in einem Fotoshooting aufgenommen, aus Bilddatenbanken eingekauft oder per KI generiert? Wo werden sie gespeichert und wie den Texten zugeordnet? Und auch bei Bildern ist zu entscheiden, wann die erste Zwischenabnahme erfolgen soll.

4. Übersetzung

Wenn es um die Übersetzung geht, braucht es klar verantwortliche Rollen, für die zu übersetzenden Texte, Website-Komponenten und Bilder. Greift Deine Organisation auf die Unterstützung von externen Dienstleistern wie Freelancer, Übersetzungsbüros oder wiederum einen KI-Anbieter zurück, die in den Prozess integriert werden sollen? Verwenden diese Tools, die angebunden werden müssen oder verfügt Contentful hier bereits über fertige Schnittstellen? Oder übersetzt ihr die Texte selbst und nutzt dabei Tools wie DeepL oder OpenAI, die bereits jetzt direkt in Contentful integriert werden können. Auch hier solltest Du mit den Projektbeteiligten vereinbaren, wer die Qualität der Lokalisierung sicherstellt.

5. Zusammenführen der Inhalte und Erstellen von Webseiten

Dein bisheriger Prozess hat dafür gesorgt, dass alle Rohtexte und Bilder sowie daraus erzeugte und übersetze Website-Komponenten für ihren Einsatz bereitstehen. Nun gilt es, diese Inhalte zu strukturieren und sie mit Deiner Template-Systematik mit Hilfe von Sektionen und Grids so zu komponieren, dass daraus die geplante Webseite entsteht. Dazu musst Du festlegen, wer diese Aufgabe in Contentful zukünftig übernehmen soll.

6. Finale Freigabe

Nachdem nun alle Texte geschrieben, Bilder bereitgestellt und falls erforderlich übersetzt wurden. Nachdem all diesen Inhalten Struktur verliehen und daraus Absätze und am Ende eine Webseite erstellt wurde, fehlt nur noch die finale Freigabe. Jedes Unternehmen arbeitet heute mit Inhalten, die vor der Veröffentlichung geprüft und freigegeben werden müssen. Der Freigabeprozess ist ein definierbarer Workflow und umfasst somit alle Aktionen, die für die Überprüfung von Inhalten durch autorisierte Personen bis hin zur endgültigen Freigabe erforderlich sind. An der Stelle sollte festgelegt werden, welche Rolle die finale Freigabe und die Veröffentlichung der Webseite in Contentful durchführt.

‍

Wer darf was? Rollen, Berechtigungen und Teams

Du hast nun den Prozess zum Erstellen und Bearbeiten von Inhalten festgelegt. Im nächsten Schritt gilt es zu entscheiden, welche Rollen Du in Contentful benötigst und welche Verantwortlichkeiten und Berechtigungen ihnen zukommen – dieser Schritt schließt sich also nahtlos an die Definition des Freigabeprozesses an und ist kein triviales Thema.

In Contentful lassen sich abhängig von der Lizenz Rollen völlig frei modellieren. Alternativ kannst Du auf Standardrollen zurückgreifen, die immer ein praktikabler Ausgangspunkt sind, wie Autor, Redakteur, Übersetzer, etc. Die Rechte für diese Rollen können sehr feingranular justiert werden, so dass sich theoretisch je Content-Type oder einzelnem Feld innerhalb der Content-Types, Sprache, Assets oder auch Entries einstellen und mit Berechtigungen wie „Erstellen“, „Bearbeiten“, „Löschen“, „Veröffentlichen“, u.a. kombinieren lassen. Du kannst diese Berechtigungen sowohl für eigene als auch für die Inhalte anderer Nutzer festlegen.

Neben den rein inhaltlichen Berechtigungen ist an dieser Stelle aber auch zu entscheiden, welche Rolle die wirklichen Änderungen an den unterschiedlichen Systemeinstellungen im sogenannten Space, also der Arbeitsumgebung Deines Projektes, vornehmen darf. Berechtigungen haben nämlich nicht nur die Aufgabe, das Aktionsfeld der Akteure abzustecken, sondern mit jedem verliehenen Recht steigt auch die Komplexität der Contentful-Oberfläche und die Menge an Funktionen. Es ist daher ratsam, einen gesunden Mittelweg zwischen Überregulierung und Vollzugriff für jeden User mit unzähligen, erklärungsbedürftigen Funktionen zu finden.

Nutze Teams in Contentful

Es empfiehlt sich, die Rechtevergabe und damit auch die Verteilung von Zuständigkeiten und Verpflichtungen eher teambezogen anstatt für einzelne Personen vorzunehmen. So gerät der Prozess nicht ins Stocken, wenn einzelne Personen einmal arbeitsunfähig oder im Urlaub sind. Auch für Benachrichtigungen, auf die wir später noch eingehen wollen, können Teams genutzt werden. Bei Teams handelt es sich im Wesentlichen um virtuelle Gruppen von Personen gleicher Rolle. Die Personen werden den Teams zugeordnet. So werden Rollen in Contentful konfiguriert und ihnen Teams zugewiesen. Durch die Zugehörigkeit der Personen, vererben sich die Berechtigungen, die durch die Rolle an das Team übergehen, an die zugehörigen Mitarbeitenden.

Diese Rollen wirst Du möglicherweise benötigen

1. Space Administrierende:
‍Die vordefinierte Rolle für Vollzugriff und Änderungen an allen Parametern wie Sprache, Content Model, Vorschau, installierte Apps und technische Anforderungen, Webhooks oder API Keys ist der Space Administrator. Gleichzeitig hat diese Rolle Vollzugriff auf den gesamten Inhalt, kann löschen, veröffentlichen etc. Aus diesem Grund muss diese Rolle bzw. das Team, das mit der Aufgabe betraut ist, besonders sorgfältig geschult werden.

2. Content-Erstellende/Bearbeitende:
‍Dies ist die klassische Autorenrolle. Welches Team darf zukünftig Inhalte erstellen bzw. einmal erstellte Inhalte bearbeiten? Schließt dies alle Content-Types und alle Zielsprachen ein – oder gibt es Einschränkungen?

3. Content-Bebildernde:
‍Diese Rolle kümmert sich um die Auswahl und Zuordnung der Bilder für den Inhalt. Auch hier muss festgelegt werden, ob dies für Bilder in allen Sprachen oder für alle Märkte gilt – oder ob hier Unterscheidungen getroffen werden müssen. Möglicherweise ist diese Rolle auch für die Übersetzung der Bilder verantwortlich.

4. Content-Übersetzende:
‍Oft wird Inhalt für mehrere Sprachen übersetzt oder für die inhaltlichen Anforderungen der Zielmärkten optimiert. Hier wird festgelegt, wer dies für welche Sprachen/Länder macht und ob es ggf. auch ein Proof Reading der Übersetzungen durch Muttersprachler gibt. Die Rechte können so eingestellt werden, dass diese Rolle nur Leserechte oder Schreibrechte an bestimmten Sprachen innerhalb eines Entries hat.

5. Seiten-Komponierende:
‍Liegen nun die fertig erstellten, bebilderten, übersetzten und freigegebenen Inhalte in Contentful vor, wird eine Rolle erfordert, deren Aufgabe es ist, daraus eine Webseite zu komponieren. Mit Hilfe von strukturgebenden Elementen wie Seiten, Sektionen, Grids mit Spalten etc. werden die einzelnen Inhaltskomponenten zu der laut Briefing geplanten Seite zusammengefügt. Diese Rolle benötigt daher im Gegensatz zu anderen Rollen explizite Rechte an den Werkzeugen, mit denen in Deinem System die Webseiten erstellt werden.

6. Freigebende:
‍Wir sind am Ende des Prozesses der Inhaltserstellung angelangt. Was jetzt noch fehlt, ist eine abschließende Kontrolle des Endergebnisses. Die Freigabe erfolgt, sobald diese Rolle auf den Button „Veröffentlichen“ drückt und das gesamteErgebnis, das bereits in der Vorschau betrachtet werden konnte, nun auf der Website den Usern zur Verfügung steht.

7 Sonstige Rollen:
‍Die Anforderungen in den Organisationen sind bunt und vielfältig. Die bereits dargestellten Rollen entsprechen eher einem kleinsten gemeinsamen Nenner, bzw. einer häufig anzutreffenden Ausprägung. Selbstverständlich lassen sich beliebig weitere, individuelle Rollen ergänzen. Weitere denkbare Szenarien sind z.B.:

• Deine Inhalte benötigen eine Freigabe durch die Rechtsabteilung.
• Du beschäftigst eine Agentur, die sich um die SEO-Optimierung Deiner Inhalte und um die Pflege Deiner Meta-Angaben kümmert.
• Um die fachliche Korrektheit der Aussagen in Deinen Texten zu gewährleisten, benötigst Du die inhaltliche Freigabe der Fachabteilung.

Was passiert als nächstes beim Contentful Onboarding?

Dein Team kennt jetzt die Abläufe zur Erstellung und Freigabe von Inhalten. Als nächstes widmen wir uns den Workflows und der Zusammenarbeit in Contentful. Wie lassen sich diese optimieren, um eine reibungslose Kollaboration sicherzustellen? Die Antworten liefern wir aber erst in unserem dritten Teil des Contentful Onboardings - Update folgt!

Wir begleiten Dich bei Deinem Contentful-Projekt

kernpunkt ist als zertifizierter Contentful Silver Partner Deine Agentur für die Umsetzung eines reibungslosen Content-Erstellungsprozesses mit Contentful. Wir bieten nicht nur umfassende Schulungen und Trainings für Dein Team, sondern auch maßgeschneiderte Lösungen zur Optimierung Deiner Workflows. Mit unserer Expertise in den Bereichen E-Commerce und CMS unterstützen wir Dich in jeder Phase Deines Projekts - von der Beratung über die Implementierung bis hin zur technischen Überprüfung bestehender Systeme. Kontaktiere uns jetzt, um mehr über unsere maßgeschneiderten Lösungen für Contentful zu erfahren!

‍