Effiziente Zusammenarbeit: Contentful Workflows
Wer darf in Contentful einen Inhalt anlegen? Wie ist die Freigabe definiert? Wir zeigen Dir im dritten Teil unseres Contentful Onboardings, wie Dir Workflows die Zusammenarbeit im Team erleichtern.
Was sind Contentful Workflows?
Im letzten Artikel unserer Reihe über das Contentful Onboarding hast Du gelernt, wie Dein Team die Abläufe zur Erstellung und Freigabe von Inhalten nutzen kann. Dabei gelten eine effektive Zusammenarbeit und nahtlose Workflows als Schlüssel zu schneller und effizienter Content-Erstellung. Die bisher vereinbarten Abläufe und Verantwortlichkeiten sollten in Contentful so dokumentiert werden, dass sie für alle Beteiligten transparent sind und auch durch später ins Projekt Einsteigende mühelos nachvollzogen werden können. Die Gestaltung der Übergänge zwischen den Prozessschritten sollte ebenfalls für eine reibungslose Zusammenarbeit geplant werden.
Was passiert als nächstes, wenn der Content fertig und nun bebildert werden kann? Wie also erfährt das Team der Bebildernden davon? Oder die Übersetzung ist erstellt, doch der Native Speaker-Check ergibt Korrekturbedarf. Wie fließt dieser zum Team der Übersetzenden, so dass die Korrektur vorgenommen und erneut geprüft werden kann? Auch hier hat Contentful ein Tool entwickelt, das Dir bei solchen Workflows eine Menge an Arbeit abnehmen kann – wir meinen den integrierten „Contentful Workflow Manager“.
Daniel Kynast, Digital Commerce Enablement Consultant bei kernpunkt: "Die Workflows ermöglichen es Deinen Redaktionsteams, Inhalte während ihres gesamten Lebenszyklus in Contentful - vom ersten Entwurf bis zur Veröffentlichung - im Fluss zu halten. Darüber wird sichergestellt, dass die richtigen Personen die richtigen Schritte in Contentful unternehmen."
Die Anwendung automatisiert zuvor manuelle und fehleranfällige Prozesse, um eine nahtlose Zusammenarbeit, Bearbeitung, Überprüfung und Freigabe zu gewährleisten. Die Redaktionsteams können klare Rollen und Zuständigkeiten für jeden Schritt und jede Art von Inhalt festlegen und sich dabei an vordefinierte Governance-Modelle halten. Die Teams können festlegen, wer wann beteiligt werden muss und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, z. B. das Weiterleiten von Inhalten an die nächste Stufe oder das Zurückstellen für weitere Überarbeitungen. Um die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, können die Redaktionsteams Aufgaben erstellen, Benachrichtigungen per E-Mail oder Slack versenden oder Logik für Webhooks schreiben.
Der Contentful Workflow Manager
Der Contentful Workflow Manager ist verantwortlich für die Durchführung und Moderation bei der Erstellung von Inhalten innerhalb des Content Management Systems. Er ermöglicht die Definition und Einhaltung von Abläufen, wie bereits im letzten Artikel über den Erstellungsprozess der Inhalte skizziert. So wird sichergestellt, dass niemand unberechtigt in den Prozess eingreifen kann. Jedoch können Teams oder einzelne Personen benachrichtigt werden, wenn „ihr“ Prozessschritt an der Reihe ist. Die Benachrichtigung kann per E-Mail, Microsoft Teams, Slack oder eines Contentful Tasks erfolgen. Dadurch wird das effiziente Durchlaufen des Prozesses und damit eine bestmögliche Time to Market gewährleistet.
Der Workflow Manager hilft somit, die Zusammenarbeit im Team zu koordinieren, indem er über Aufgaben und Zuständigkeiten informiert und entsprechende Berechtigungen setzt. Darüber hinaus bietet er Einblicke in den aktuellen Fortschritt und Status der Inhalte. Beachte, dass die Nutzung dieses Features ein Premium Plan von Contentful erfordert.
So kann Dein Team miteinander kommunizieren und System-Benachrichtigungen erhalten
Die Zusammenarbeit bei der gemeinsamen Erstellung neuer Webseiten erfordert Kommunikation. Zum einen müssen die Mitglieder Deines Teams informiert werden, wenn ihre Mitarbeit benötigt wird. Dies geschieht wie gerade beschrieben, durch den Workflow Manager und wird auch dort konfiguriert.
Anmerkungen zu Inhalten, die im Freigabeprozess entstehen, können natürlich auf alle möglichen Arten übermittelt werden, z.B. per E-Mail, Ticket-System oder Telefon. Contentful selbst bietet dafür aber maßgeschneiderte Möglichkeiten im System selbst, die wir im Detail noch vorstellen wollen.
Informationen und Kommentare beim Übergang von einem Workflow-Schritt zum nächsten
Wenn im Workflow ein Prozessschritt wie die Übersetzung abgeschlossen ist, reicht der/die Bearbeitende den Entry über einen Button im Workflow weiter. Dabei kann ein Kommentar für das im nächsten Schritt zuständige Team hinterlegt werden. Der Kommentar steht nun beim Workflow-Schritt in dem zu bearbeitenden Entry. Ist der Workflow so konfiguriert, dass er bei Übergängen in die nächste Phase Benachrichtigungen versendet, ist der Kommentar ebenfalls in der Benachrichtigung enthalten.
Es ist möglich, im Workflow nicht nur vorwärts, sondern auch zurückzugehen, z.B. wenn der Native Speaker Check nach der Übersetzung noch Mängel festgestellt hat. Der Workflow wird wieder zurück auf „In Übersetzung“ gesetzt. Prinzipiell kann auch hier wieder ein Kommentar im Phasenübergang hinterlegt werden. Dieser ist aber leider nicht optimal zur Vermittlung von Feedback für die Übersetzung geeignet. Hier kann leider nicht individuell die Person angesprochen werden, die die Übersetzung vorgenommen hat und für die das Feedback gedacht ist, sondern nur allgemein das im Workflow definierte Übersetzungsteam. Für die individuelle Adressierung von Anmerkungen aus der Qualitätssicherung oder der Freigaben, eignen sich hingegen die folgenden beiden Werkzeuge besser.
Kommentarfunktion an Feldern und Entries
Die Kommentarfunktion in den Entries gehört in jedem Plan zur Standardausstattung von Contentful. Sie befindet sich in der Sidebar der Entries im Reiter „Comment“. Hier können allgemeine Kommentare zum Entry hinterlegt werden, die dann direkt zum Entry gespeichert und für jeden mit den entsprechenden Rechten einsehbar sind.
Man kann in den Kommentaren auch einzelne Personen erwähnen, z.B. die Person, die den Text ursprünglich geschrieben hat – oder eben auch ein ganzes Team. Diese Personen erhalten dann zusätzlich den Kommentar per E-Mail. Möchtest Du einen Kommentar mit Bezug auf ein Eingabefeld innerhalb des Entries abgeben, so gibt es neben jedem Feld dafür eine Schaltfläche. Die Kommentarfunktion eignet sich hervorragend, um Feedback und Korrekturen an das Team zu geben.
Die Contentful Tasks App
Die Contentful Tasks App ist dafür zuständig, Aufgaben und To-dos im Zusammenhang mit der Inhaltserstellung und -verwaltung zu organisieren. Sie ermöglicht das Erstellen, Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben zu einem Entry. Die App hilft bei der Zuordnung von dedizierten Verantwortlichkeiten und der Einhaltung von Fristen, um die effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Tasks können direkt automatisch aus dem Workflow heraus in Form von Berichtigungen erstellt werden. Sie können aber auch manuell an einem Entry analog zur Kommentarfunktion erzeugt werden. Die einzige Ergänzung ist hier die optionale Festlegung eines Fälligkeitsdatums für den Task. Der Task wird dann Teams oder einzelnen Personen zugeordnet.
Ist dies geschehen, erhalten die Empfänger zum einen eine E-Mail-Benachrichtigung. Zum anderen signalisiert ein roter Punkt auf dem Profil-Icon in Contentful, dass ein neuer, offener Task eingegangen ist. Im Profilbereich gibt es eine Übersicht über neue Tasks sowie den Fortschritt und den Status bereits existierender Aufgaben, um eine strukturierte und zielgerichtete Bearbeitung von Inhalten zu unterstützen.
Mit optimierten Workflows zum Erfolg: Dein Contentful in Bestform
Ob Du Dich für die Contentful Kommentar-Funktion oder die Tasks App entscheidest, hängt von den persönlichen Vorlieben der Akteure ab. Die Hauptaufgabe, über das System niedrigschwellig Informationen zu gemeinsam zu bearbeitenden Inhalten auszutauschen, erledigen beide mit Bravour. Mit einem effizienten Workflow und einer klaren Kommunikation wird die Zusammenarbeit in Deinem Team reibungslos funktionieren. Doch damit nicht genug, denn im nächsten Artikel erfährst Du, wie Du die Wiederauffindbarkeit Deiner Inhalte in Contentful sicherstellen kannst und warum eine konsistente Benennung und ein durchdachtes Tagging so wichtig sind.
Als Contentful Silver Partner bietet kernpunkt umfassende Beratung und technische Unterstützung bei der Optimierung Deiner Workflows und Kollaborationsprozesse. Wir helfen Dir dabei, Dein Team zu schulen und die richtigen Tools für die Zusammenarbeit zu finden. Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Implementierung von Content-Management-Systemen auf Basis der MACH-Architektur sorgen wir dafür, dass Dein Projekt reibungslos abläuft und Dein Team effizient zusammenarbeiten kann. Lass uns gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die perfekt auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.
