Contentful Onboarding: Wie stellst Du die Wiederauffindbarkeit sicher?

Warum solltest Du die Wiederauffindbarkeit Deiner Inhalte in Contentful sicherstellen?

Die Verwaltung großer Mengen an Inhalten kann ohne eine klare Struktur schnell unübersichtlich werden. In diesem vierten Teil unserer Contentful-Onboarding-Serie erfährst Du, wie Du mit konsistenten Benennungen, strukturiertem Tagging und einer durchdachten Taxonomie dafür sorgst, dass Deine Inhalte jederzeit schnell und einfach auffindbar sind.

Eine durchdachte Inhaltsstruktur ist nicht nur für die interne Verwaltung wichtig, sondern auch für die Suchmaschinenoptimierung (SEO) und die Performance Deines gesamten Content Management Systems. Gerade zu Beginn eines Projektes bietet sich Dir die seltene Gelegenheit, zentrale Spielregeln festzulegen, die bei der Verwendung des CMS und beim Durchlauf des Content Erstellungsprozesses einzuhalten sind.

"Gewachsene Systeme stehen oft vor der Herausforderung, dass Inhalte nur schwer zu identifizieren und einzuordnen sind. Sie sind nicht ausreichend gekennzeichnet oder konsistent benannt. So ist es oft schon für alte Hasen im Projekt schwierig, den Überblick zu bewahren. Aber auch für neue Teammitglieder ist es kaum möglich, Inhalte gedanklich einzuordnen, zu recherchieren oder Auskunft zu geben, ob und wo es bereits Inhalte zu bestimmten Themen gibt. Ohne klare Absprachen, Vereinbarungen und Regeln wird sich dieser Zustand ab einer gewissen Content-Menge zwangsläufig irgendwann einstellen", erklärt Daniel Kynast, Digital Commerce Enablement Consultant bei kernpunkt.

Um dem vorzubeugen, empfehlen sich die folgenden, einfachen Maßnahmen. Dabei musst Du beachten, dass es keine Tools gibt, die Dich und Deine Mitarbeitenden zur Verwendung dieser Maßnahmen zwingen. Wir empfehlen Dir aber, entsprechende Hinweise als Verfahrensanweisung in die Dokumentation aufzunehmen, damit alle Mitarbeitenden und auch zukünftige Teammitglieder informiert sind und sich an diese Prozesse halten können. Weitere Schulungen und Trainings eignen sich, um Dein Team fit für Contentful zu machen. Doch lass uns direkt in die Materie einsteigen.

Konsistente Benennung Deiner Inhalte

Bei dieser Maßnahme geht es schlicht darum, die Entries so zu benennen, dass ihr „Ort“ und ihre „Aufgabe“ aus der Bezeichnung hervorgehen, und zwar in einer Nomenklatur, die absolut einheitlich ist. Dadurch ist in der Content-Liste schnell erkennbar, welche Strukturen und Komponenten zu welcher Seite gehören und welche Aufgabe sie dort erfüllen.

Die Content Types bekommen alle Abkürzungen, die sich - wo sinnvoll - beliebig in die Benennung der Inhalte übernommen werden können. So wird die Struktur und die jeweilige Aufgabe des Entries deutlich. Ein zusätzlicher Navigationspfad, hilft bei der Einordnung der Inhalte, dieser kann natürlich auch (ab-)gekürzt werden, wenn der Titel sonst zu lang wird. So könnte die Bezeichnung der Seiten und Komponenten einer Produktseite „iPad Pro“ im Navigationspad „Tablets > Apple“ aussehen:

• Tablets > ipad Pro
• Tablets > ipad Pro > Hero Slider
• Tablets > ipad Pro > Hero Slider > Bild Screen
• Tablets > ipad Pro > Hero Slider > Bild Farben
• Tablets > ipad Pro > Hero Slider > Bild Seitenanschnitt
• Tablets > ipad Pro > Hero Slider > Bild Lieferumfang
• Tablets > ipad Pro > Section 100% Grid
• Tablets > ipad Pro > Section 100% Grid > Rich-Text Produktbeschreibung
• Tablets > ipad Pro > Section 100% Grid > Akkordeon FAQ
• Tablets > ipad Pro > Section 100% Grid > Akk. FAQ > Akk. Element Garantie
• Tablets > ipad Pro > Section 100% Grid > Akk. FAQ > Akk. Element Technische Details
• etc.

Vertaggen der Entries und Assets

Ein weiteres, gutes Werkzeug zur Auffindbarkeit und Gruppierung Deiner Inhalte ist das Contentful Tag System. Tags können gefiltert und gesucht werden, was die Auffindbarkeit erheblich verbessert. Jeder mit den entsprechenden Berechtigungen kann Tags erstellen, so dass sie von allen Projektmitgliedern an Inhalte vergeben werden können. Es ist hilfreich, Tags zu gruppieren, z.B.

• Land: Portugal
• Land: Brasilien
• Jahr: 2023
• Jahr: 2024
• Prod: iPad Pro
• Prod: Watch Ultra

Zum aktuellen Stand können maximal 10.000 Tags je Space erstellt werden und je Entry oder Asset maximal 1.000 zugewiesen werden. Mit Tags kannst Du Inhalte leicht wiederfinden, die in einem bestimmten Jahr veröffentlicht wurden. Oder Du kannst über die Tags die Entries oder Assets zu einem bestimmten Produkt oder für einen bestimmten Markt filtern. Auch Berechtigungen lassen sich über Tags steuern. Die Administrierenden können festlegen, dass bestimmt Personen nur Zugriff auf Inhalte haben, die mit einem entsprechenden Tag gekennzeichnet sind, wie z.B.: „Land: Basilien“.

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Aufbau einer Taxonomie

Das Taxonomiesystem ist eine recht neue Art einen Inhalt zu klassifizieren. Der Aufbau eines Klassifikationsmodells erfordert aber eine gewisse Vorarbeit. Eine Klassifikation ist zum Beispiel:

• Tier > Säugetier > Raubtier > Katze > Wildkatze > Europäische Wildkatze

Es wird also eine hierarchische Beziehung zwischen Begrifflichkeiten aufgebaut. Das Ziel dabei ist ebenfalls, die Wiederauffindbarkeit zu erhöhen. So findet "Katze" auch "Luchs", obwohl "Katze" gar nicht im Content enthalten ist. Das einmal aufgebaute Taxonomiesystem kann für alle Spaces in Deiner Organisation genutzt werden und richtet sich an Benutzerinnen und Benutzer mit besonders viel Content.

Um den Aufbauprozess zu vereinfachen, kann mit Hilfe von KI wie openAI ein semantischen Datenmodells erstellt werden. Dieses kannst Du dann in den Taxonomy Manager importieren.

Behalte Deine Inhalte immer im Blick

In diesem Artikel haben wir Dir erklärt, wie Du Deine Inhalte so organisieren kannst, dass sie leicht zugänglich und effizient zu verwalten sind. Eine klare Inhaltsstruktur und ein durchdachtes Tagging-System sind entscheidend für die effiziente Verwaltung Deiner Inhalte in Contentful. So kannst Du sicherstellen, dass Dein Team jederzeit den Überblick behält und Deine Inhalte schnell und einfach auffindbar sind. Im letzten Teil zeigen wir Dir noch, wie Du eine Content-Migration in die MACH-Architektur im Rahmen von unserem Contentful Onboarding leicht umsetzen kannst.

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