Zusammenarbeit mit einem agilen Dienstleister

Agile Software- und Produktentwicklung werden immer mehr zum Standard für Agenturen und mittelständische Unternehmen. Was für Agenturen und Dienstleister vielleicht gar nichts Neues mehr ist, kann für deren Kunden aber ein noch völlig unbekanntes Terrain sein. Was kommt auf ein Unternehmen mit einem agilen Dienstleister zu?

Im Gegensatz zum klassischen Projektvorgehen ändert sich bei agilen Vorgehen aus Sicht eines Unternehmens eigentlich alles: Es gibt kein konkretes phasenbezogenes Projektvorgehen, kein Pflichtenheft, keine Angabe über das Fertigstellungsdatum eines Projektes und keinen Festpreis. Aus diesen Gründen scheint das agile Projektvorgehen viele Unternehmen abzuschrecken. Sie lehnen ihnen unterbreitete Angebote ab,  nach dem Motto: „Sie arbeiten nach einem agilen Projektvorgehen? Nein, danke!“ – und warum? Weil Sie sich davor fürchten, ohne ihre gewohnten Planungsabläufe, ohne die festen Projektphasen und einen festgelegten Preis dazustehen. Unternehmen muss aber klar werden: Das Projektvorgehen hat sich nicht aus einer Laune heraus verändert, sondern weil es sich dem digitalen Wandel angepasst hat.

Wie sieht die agile Planungssicherheit aus?

Unternehmen liegen falsch, wenn sie denken, dass es keine Planung im agilen Projektmanagement gibt. Denn jedes Projekt braucht eine Planung und Rahmenbedingungen – im agilen Vorgehen sehen diese schlichtweg einfach nur anders aus. Unternehmen legen mit ihren Agenturen die Rahmenbedingungen fest. Es erfolgt eine detaillierte Planung darüber, welche Tasks im nächsten Sprint umgesetzt werden sollen. Denn agile Projekte leben von der kurzfristigen Planung und vom täglichen Austausch. Das heißt: Vor jeder Iteration wird ein Sprintziel in Absprache mit dem Dienstleister definiert, welches im Zuge des nächsten Sprints erreicht werden soll. Unternehmen haben also in jedem Sprint die Chance, Anpassungen vorzunehmen und neu zu planen. Sie nehmen direkt Einfluss auf das Geschehen, sodass keine bösen Überraschungen drohen. Und genau hier liegen die entscheidenden Vorteile gegenüber dem klassischen Projektmanagement.  

Das etwas andere Pflichtenheft

Um eine Übersicht über die zu erledigenden Tasks und Features zu bekommen, wird ein Product Backlog für das Projekt erstellt. Das Backlog wird gemeinsam mit dem beauftragten Team erstellt und dient dem Unternehmen nicht nur als Möglichkeit zur Übersicht, sondern auch zum Priorisieren. So stellt das Unternehmen als Kunde vor allem sicher, dass die von ihm gewünschten Tasks im nächsten Sprint umgesetzt werden. Anders als beim klassischen Pflichtenheft, bei dem Anforderungen wie in Stein gemeißelt sind, hat der Kunde jederzeit Zugang zum Backlog und kann die Arbeit des Entwicklungsteams überwachen und durch Priorisieren beeinflussen. Das stellt Reaktionsfähigkeit und Relevanz sicher.

Wann geht es auf die Zielgerade?  

Auch die Ansicht, dass es keinen Zeitrahmen in agilen Projekten gibt, ist nicht richtig. Denn ein Zeitrahmen wird in der agilen Welt sehr wohl festgelegt. An einer Punktlandung festhalten zu wollen, ist einfach nicht zeitgemäß und hat auch nie der Wahrheit entsprochen. Was dazu auch nicht auf dem Radar ist: Time-to-Market entscheidet heute. Durch agile Methoden steht Unternehmen bereits nach einigen Iterationen ein marktfähiges Produkt zur Verfügung. Denn die Umsetzung erfolgt auf Basis des definierten Sprintziels und nach jeder Iteration erhält der Kunde ein nutzbares Produktinkrement, das weiterentwickelt wird. Das Erfolgsgeheimnis agiler Projekte liegt also im MVP, dem Minimum Viable Product. Bei dem klassischen Vorgehen hätte ein Unternehmen zu diesem Zeitpunkt höchstens die erste Entwicklungsphase abgeschlossen – ohne funktionsfähiges Produkt.

Festpreis ade

Ja, der Festpreis verschwindet. Doch das sollte kein Hindernis sein, warum sich ein Kunde nicht auf die agile Arbeitsweise des Dienstleisters einlassen möchte. Denn „kein Festpreis“ heißt erstens nicht, dass es keinen definierten Preisrahmen gibt. Vor jedem Projekt werden Tagessätze vereinbart und die entsprechenden Personentage geschätzt. In etwa kann der Kunde also die Kosten absehen, auch wenn er keinen Festpreis bekommt. Zweitens ist eine Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand sehr viel genauer und ermöglicht Transparenz, sodass Unternehmen ganz genau wissen, wofür ihr Geld ausgegeben wird.  

Das A und O: Transparenz und Kommunikation

Agiles Vorgehen lebt von Interaktionen, vielen kleinen Feedbackschleifen, Transparenz und ständiger Kommunikation. Es wird dadurch erfolgreich. Der Kunde wird nicht im Ungewissen darüber gelassen, wie der Projektstatus aussieht. So erhält das Unternehmen im gemeinsamen Daily jeden Tag ein Update, welche Aufgaben und Tasks erledigt wurden und wie die Fortschritte aussehen. Aber auch bei Problemen in der Entwicklung steht das Unternehmen als Kunde nicht allein da, sondern es werden gemeinsam mit dem Dienstleister Lösungen gefunden – und das schon von Beginn an. Ein Kunde wird also vollständig in die Prozesse der Entwicklung integriert, in Echtzeit, und mit der Möglichkeit zum kurzfristigen Reagieren. Und falls Verantwortliche die Ergebnisse sehen wollen, haben sie dazu nach jedem Sprint die Gelegenheit. Nach jeder Iteration werden die Sprint-Ergebnisse in einer gemeinsamen Sprint Review präsentiert. Besonders hier hat ein Unternehmen noch einmal die Möglichkeit, Feedback und Verbesserungswünsche zu äußern und die Planung für den nächsten Sprint zu beeinflussen.  

Die Zukunft

Unternehmen müssen verstehen, dass agile Methoden keine willkürliche Veränderung des Projektvorgehens ist. Das agile Projektmanagement ist nicht nur ein Trend, sondern die Zukunft. Vielleicht ist die anfängliche Planung bei einem klassischen Projekt intensiver und der Kunde fühlt sich sicherer – aber er hat keinerlei Einsicht in die internen Prozesse. Und genau hier liegt der Schlüssel für den Erfolg des Projektes. Mit dem agilen Projektvorgehen hat ein Unternehmen nicht nur jederzeit einen Überblick, welche Tasks derzeit bearbeitet werden. Es kann auch entscheiden, welche als Nächstes umgesetzt werden sollen. Durch die verschiedenen Iterationen, die vielen Feedback-Gespräche und die Vorstellung der jeweiligen Sprint-Ergebnisse können Kunde sowie Dienstleister rechtzeitig und vor allem flexibel reagieren. Denn was bringt eine ausführliche Planung, wenn das Produkt nach anderthalb Jahren Entwicklung fertig ist, sich aber die Marktsituation und die Bedürfnisse der Kunden schon geändert haben? Auch wenn die Hürde, das unbekannte Terrain des agilen Projektmanagements zu betreten, aus Kundensicht sehr hoch scheint, lohnt sich der Schritt ins „scheinbar“ Ungewisse. Jedes Unternehmen, das zukünftig erfolgreich sein möchte, wird Agilität nicht umgehen können.