Contentful Process Owner: Wie meisterst Du die Komplexität in Content-Projekten?

Warum brauchst Du einen Contentful Process Owner?

Im Lebenszyklus eines Contentful-Projektes werden unzählige Entscheidungen getroffen. Wenn Contentful als Technologie eingesetzt wird, ist in der Regel von einer gewissen Komplexität im Projekt auszugehen. Vom ersten Kickoff an wird vereinbart, wie die Komponenten aussehen sollen, wie sie strukturiert und wie ihre Inhalte erfasst werden. Es wird ausgemacht, wer an der Erstellung der Inhalte beteiligt ist, wer sie übersetzt, Bilder beisteuert, die Qualität sichert. Im Falle einer dezentralen Datenhaltung, bei der die Inhalte neben Contentful aus weiteren Systemen (Shop, ERP, etc.) bereitgestellt werden ist festzuhalten, wie diese Daten zu den Inhalten einer Webseite zusammengeführt werden.

Also werden in Contentful Teams und Rollen geschaffen und Rechte vergeben. Aber wie arbeiten die Teams zusammen? Welche Workflows werden benötigt? Wird für die Moderation dieser Workflows und für den Austausch in der Zusammenarbeit technische Unterstützung benötigt? Welche Contentful Addons werden eingesetzt? Welche Aufgaben kommen ihnen zu? Wird für den Content eine Form der Strukturierung oder Benamung erforderlich, damit er auch in Zukunft nachvollziehbar und auffindbar bleibt? Welche Kanäle, Marken und Märkte werden bei diesen Abwägungen bedacht? Werden neben dem Content für Webseiten auch Inhalte für Newsletter, Apps, Shops oder Kataloge in Contentful hinterlegt?

Diese Liste ist lange nicht abschließend, führt aber zu einer zentralen Frage: Wer verfügt über so ein ganzheitliches Projektwissen, um all diese Fragen beantworten zu können? Wer hat den Überblick und kann Auskunft geben, wie Entscheidungen zustande kamen und warum sie nicht anders getroffen wurden. Die häufigsten Antworten lauten: „Alle, ein bisschen“ oder „Niemand“. Doch um bei all dieser Komplexität den Überblick zu behalten, empfehlen wir schon sehr früh im Projekt eine Rolle zu definieren, die genau mit dieser Aufgabe betraut ist: den „Contentful Process Owner“.

Kenne Dein Projektteam wie ein Dirigent das Orchester

Als Vermittler zwischen Technologie und Mensch muss der Contentful Process Owner ein vollständiges Bild haben, welche Person in welcher Rolle im Projekt mitarbeitet. Vereinbarungen werden getroffen und den Teammitgliedern entsprechend ihrer Aufgaben vermittelt. Kommen neue Personen ins Team, so werden sie für ein möglichst reibungsloses Onboarding mit dem nötigen Wissen versorgt. Im weiteren Verlauf werden vertiefende Trainings und Coachings angeboten, um die Mitarbeitenden noch weiter zu befähigen und tiefere Zusammenhänge nachvollziehbar zu machen. Eine Kernaufgabe des Contentful Process Owners besteht also darin, das vorhandene und gesammelte Wissen zu multiplizieren und die Menschen zu befähigen, das Wissen bei ihrer täglichen Arbeit anzuwenden.

Der Prozess der Content-Erstellung

Content wird benötigt und daher von jemandem in Auftrag gegeben. Bestenfalls existiert ein Briefing, auf dessen Basis der Content entsteht. An der Erstellung können jedoch eine ganze Reihe unterschiedlicher Rollen beteiligt sein, z.B. Texterstellung, rechtliche Prüfung, Bebilderung, Übersetzung und Proof Reading. Der Contentful Process Owner vertritt diesen Prozess, ist somit sein Anwalt und verteidigt seine Einhaltung. Dabei wird der Ablauf regelmäßig evaluiert und bei Bedarf angepasst. Brauchen die Beteiligten mehr Unterstützung oder ist das Vorgehen doch zu kompliziert? In beiden Fällen sollte dies zu einer Evaluation und Optimierung des bestehenden Prozesses führen.

Tools zur Förderung der Zusammenarbeit

Gerade bei dezentraler Content-Erstellung, bei der Inhalte nicht von einer Person, an einem Ort oder in einer Sprache erstellt werden, ist Kommunikation essenziell. Daher ist es ratsam, schon frühzeitig Tools auszuwählen, über die das Team sich austauschen kann und die die Inhaltserstellung moderieren. Dies können klassische Jira Tickets sein. Je nachdem in welcher Phase der Erstellung sich ein Inhalt befindet, kann er unterschiedliche Status haben und gezielt einzelnen Personen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Contentful bietet allerdings eine Reihe von integrierten Werkzeugen, die genau hier ansetzen. Der Workflow Manager von Contentful wurde dafür entwickelt, das Team in der Erstellung von Inhalten in Contentful zu unterstützen, indem Status und Zugriffsrechte per Klick geändert, Kommentare gesetzt und Benachrichtigungen mit Handlungsaufforderungen versendet werden können.

Der Kanal ist dabei flexibel wählbar. Neben dem Versand von E-Mails stehen Microsoft Teams und Slack zur Verfügung. Diese Workflows sind völlig frei und individuell gestaltbar und somit auf nahezu jeden Prozess anwendbar. Über ein Dashboard lassen sich der Status der Inhalte einsehen, um bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen. Aber auch die Tasks App leistet gute Dienste. Einzelne Inhalte können mit Tasks (Aufgaben) versehen werden. Es kann eine Beschreibung eingefügt, aber auch eine zuständige Person oder ein ganzes Team zugewiesen und benachrichtigt werden. Zusätzlich steht ein optionales „Fälligkeitsdatum“ bereit, falls eine Aufgabe zeitlich gebunden sein sollte. Auch in der Tasks App werden die Aufgaben einer Person auf einem eigenen Dashboard angezeigt.

Neben Workflows und Tasks lassen sich Contentful Entries, aber auch einzelne Felder darin mit Kommentaren versehen. Auch hier werden Personen benachrichtigt, so dass die Informationen zwar an einer Stelle in Contentful verbleiben, sich aber niemand aktiv im System aufhalten muss, um über mögliche Todos informiert zu werden. Diese werden stattdessen automatisch per E-Mail zugestellt. Die Auswahl und Konfiguration dieser und weiterer Tools fällt ebenfalls in die Zuständigkeit und Verantwortung des Contentful Process Owners. Ziel ist es, die Zusammenarbeit in den Teams zu fördern und sie produktiver zu gestalten.

Bündelung von Projektwissen und Best Practices

Neben den reinen Abläufen in der Zusammenarbeit dient der Contentful Process Owners aber auch als Sammelstelle für Wissen über Entscheidungen, die im Laufe des Projektes getroffen wurden. „Wo finde ich…?“ oder „Wie macht man…?“ kann dieser menschliche Wissensspeicher leicht beantworten, denn diese Rolle sollte die digitalen Konzepte und ihr Zusammenspiel kennen. Dazu zählen die Möglichkeiten von redaktionellen Komponenten und deren Aussehen, den Funktionalitäten des eingesetzten Digital Asset Management Systems, Wissen über KI und Automatisierung, Übersetzungs-Tools, Best Practices etc. Natürlich ist es nicht erforderlich, das gesamte Wissen ausschließlich in einer Person oder Rolle zu bündeln. Jedoch ist es von großem Vorteil, wenn diese Rolle auskunftsfähig ist und Personen in der Organisation benennen kann, die über das benötigte Fachwissen verfügen.

Durch die Erfahrung des Teams und insbesondere des Contentful Process Owners entsteht im Laufe der Zeit eine Sammlung an Best Practices, die wertschöpfend für zukünftige Projekte in Contentful genutzt werden kann. So entstehen Blaupausen, die auf zukünftige Engagements der Organisation, wie weitere Unternehmensteile, Märkte oder Marken ausgerollt und dann individuell angepasst werden.

Durch Austausch zur Akzeptanz

Viele der beschriebenen Abläufe beruhen auf Mitwirkung Aller und einer gewissen Prozessdisziplin. Oft wirken sie zeitraubend, wie eine nette Dreingabe, die zwar schön, aber verzichtbar ist. Und gerade wenn die Zeit knapp oder die Motivation gering ist, neigen Menschen die nächste Abkürzung zu wählen – mit negativen Folgen für das große Ganze. Daher ist es wichtig, die Nachvollziehbarkeit innerhalb des gesamten Teams zu gewährleisten. Warum sind die Prozesse und Vorgehensweisen zum gegenwärtigen Zeitpunkt wie sie sind?

Die Aufgabe eines Contentful Process Owners ist es daher immer wieder, alle im Projekt mitwirkenden Personen entsprechend ihres Reifegrades abzuholen. Ein motiviertes Team, das sich gehört fühlt und Verständnis und Bereitschaft für die erarbeitete Vorgehensweise hat, ist das Optimum für jedes Projekt. Für eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung des Prozesses sollte es regemäßig evaluiert und optimiert werden. acht die Arbeit den Menschen noch Spaß und ergibt alles einen Sinn? Was funktioniert gut, wo sollte man über eine Anpassung nachdenken? In regelmäßigen Abständen sollte Feedback zu dieser Art Fragen durch den Contentful Process Owner eingeholt werden und in die Optimierung rückfließen, um die Zusammenarbeit so effektiv und reibungslos wie möglich zu gestalten.

Keine Content Process Ownership ohne Auftrag

Oft sind Mitwirkende aus unterschiedlichen Organisationsbereichen an Content Entstehungs- und Erstellungs-Prozessen beteiligt. Um das Vorgehen aber dennoch schlank und effizient zu halten, benötigt der Content Process Owner ein ausdrückliches Mandat der Geschäftsleitung oder deren Vertretung. Mit diesem Mandat kann die Rolle den Prozess in lateraler Zusammenarbeit führen, ohne direkt vorgesetzt zu sein, und kann ihn im Zweifelsfall auch verteidigen.

Gemeinsam zur strukturierten Content-Landschaft

Als zertifizierter Contentful Gold Partner helfen wir Dir dabei, Deine Content-Organisation klar zu strukturieren und langfristig erfolgreich zu skalieren – inklusive Beratung zur Einführung der Rolle des Contentful Process Owners. Wir sorgen gemeinsam mit Dir dafür, dass Prozesse sinnvoll definiert, kollaborativ gelebt und kontinuierlich optimiert werden. Du willst Ordnung ins Content-Chaos bringen? Dann sprich mit uns – wir begleiten Dich von der Strategie bis zur Umsetzung.