Richtig Planen und ein OMS erfolgreich implementieren

Wie bereitest Du Dein Unternehmen auf ein OMS vor?

Die richtige Planung ist der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung eines Order Management Systems (OMS). Diese Einführung tangiert viele Bereiche eines Unternehmens und bedarf einer umfassenden Vorbereitung, um alle Abhängigkeiten und Bedürfnisse zu identifizieren. Dafür müssen die Abteilungen Marketing, E-Commerce, Buchhaltung, Logistik und IT an einem Tisch sitzen. Hintergrund dieser Menge und Auswahl an Abteilungen sind die vielen Abhängigkeiten im Zusammenhang mit dem eigentlichen Logistikprozess.

Üblicherweise nähert man sich den Anforderungen an, in dem der Bestellfluss End-to-End durchgespielt wird. Es beginnt bereits beim Stöbern im Webshop: Welche Produkte sind generell verfügbar? Bis wann sind sie lieferbar? Wie kommt es zu der Aussage: "Wenn Sie bis 14:00 Uhr bestellen, erhalten Sie Ihre Bestellung noch morgen!"?

Um diese und viele weitere Fragen beantworten zu können, braucht es eine umfangreiche Datenbasis. Zu dieser zählen unter anderem Sortimente, vorhandene Bestände, Produkte im Zulauf, Cut-Off-Zeiten sowie die Leistungsfähigkeit von Paketzentren – und zwar für jedes Lager. Informationen wie das Sortiment und die Bestände werden häufig aus dem jeweiligen ERP-System bezogen. Die Implementierung der Synchronisierung stellt also den ersten Schritt bei der Einführung eines OMS dar. Im gleichen Zuge muss die Konfiguration in Bezug auf Versanddienstleister und Cut-Off-Zeiten, Feiertage, Öffnungszeiten und verschiedene weitere Punkte im OMS eingerichtet werden.

Im weiteren Verlauf der Customer Journey werden früher oder später Produkte in den Warenkorb gelegt. Im Fall von kombinierten Produktbundles folgt die nächste Herausforderung: Sind alle von einem Lager aus lieferbar oder müssen mehrere Pakete versendet werden? Wie man an dieser Stelle vorgehen möchte, liegt in der Entscheidung des Shop-Managements und wird per Konfiguration im OMS und in Teilen durch die Implementierung im Shop umgesetzt.

Nachdem eine Bestellung im Shop aufgegeben wurde, beginnt die Hauptarbeit des OMS. Zunächst muss mit Hilfe einer Routing Logik entschieden werden, ob ein oder mehrere Lager und/oder Stores die Bestellung abwickeln. Die Kriterien hierfür können unterschiedlich sein: schnellste Lieferung, geringste Fulfillmentkosten, kürzester Lieferweg oder beliebige andere Anforderungen. Das Routing wird im OMS direkt konfiguriert. Die Einstellungen werden abhängig von den Bedürfnissen der Abteilungen E-Commerce, Marketing und evtl. auch der Buchhaltung getroffen. Unser Partner fulfillmenttools ist als OMS-Lösung speziell dafür geeignet, um komplexe Routing-Logiken abzubilden. Ist die Bestellung geroutet, erfolgt der eigentliche Pick-Pack-Prozess mit anschließender Labelerzeugung und Übergabe an den Versanddienstleister.

Bei der Implementierung gilt es hier, ausgelöste Events zu registrieren und Folgeschritte zu initiieren. Dies können z.B. Statusinformationen der Bestellung für den Shop sein, das Capturing der Zahlung beim Versand der Ware oder auch das Versenden eines Tracking Codes.

Mit dem erfolgreichen Versand ist der Prozess jedoch noch nicht abgeschlossen. Es kann natürlich auch immer zu Retouren kommen, die bei der Umsetzung ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Das bedeutet, dass die Statusänderung der Bestellung in alle Systeme zurückgesteuert werden muss, die Kenntnis über die Bestellungen haben. Beispiele hierfür sind das E-Commerce-System, das CRM oder auch das ERP.

Wie entscheide ich, welches OMS zu meinem E-Commerce-Projekt passt?

Die Wahl des richtigen OMS ist entscheidend für den Erfolg eines E-Commerce-Projekts. Gerade aus technischer Sicht gibt es für die richtige Wahl des OMS folgende wichtige Punkte:

1. Nicht nur die Funktionalität, sondern auch die technische Qualität des Systems spielen eine zentrale Rolle. Ein gutes OMS sollte über eine ausführliche und leicht verständliche Dokumentation verfügen, in der man zügig alle benötigten Informationen findet.
2. Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine sehr gute Skalierbarkeit der Plattform. Ein OMS muss mit dem Unternehmen wachsen können und auch bei steigenden Anforderungen stabil bleiben.
3. Ein modernes OMS bietet stabile, versionslose APIs, die eine nahtlose Integration mit anderen Systemen ermöglichen. Diese APIs sorgen im Sinne der MACH-Architektur dafür, dass der Technologiestack flexibel bleibt und neue Funktionen oder Erweiterungen ohne große Änderungen integriert werden können.
4. Darüber hinaus sollte ein umfangreiches Eventing-System vorhanden sein, das die schnelle und präzise Reaktion auf die einzelnen Teilschritte innerhalb des gesamten Bestellprozesses ermöglicht.
5. Nicht zuletzt ist ein zuverlässiger Support ein Muss. Gerade bei komplexen Prozessen kann es immer wieder zu Herausforderungen kommen. In solchen Momenten ist es wichtig, sich auf einen kompetenten und schnellen Service verlassen zu können, der bei der Lösung technischer oder operativer Probleme unterstützt.

Ein OMS, das all diese Aspekte vereint, ist die ideale Wahl, um Dein E-Commerce-Geschäft zukunftssicher und effizient aufzustellen.

Best Practices für eine reibungslose Implementierung

Oberste Priorität sollte die Befüllung des OMS mit Daten haben. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich lediglich um Teilsortimente oder auch nur um ein einzelnes Produkt handelt. Wichtig ist, dass der Übertragungsprozess so früh wie möglich End-to-End mit dem MVP-Gedanken aufgesetzt wird. Der Grund dafür ist, dass das OMS die zentrale API für eine Vielzahl von Shop-Prozessen darstellt und ohne diese am Ende nichts Lauffähiges entstehen kann.

Für die von uns umgesetzten Kundenprojekte hat sich ein eventbasierter, asynchroner Ansatz als der Beste erwiesen – natürlich mit der MACH-Architektur im Hinterkopf. Die Implementierung ist immer projektabhängig und individuell, aber vieles ist am Ende doch in gewisser Art gleich. Durch Pub-/Sub-Messaging ist es leicht möglich, Informationen in verschiedene Systeme zu verteilen und Folgeprozesse auszulösen. Wenn etwas in einem Zielsystem fehlschlägt, hat das keine Auswirkungen auf die anderen. Stattdessen kann das Problem individuell für dieses System behandelt werden. Nachdem alle Kommunikationswege erfolgreich implementiert wurden, ist es ratsam, das gesamte System unter möglichst realitätsnahen Bedingungen zu testen.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

Man kann die Anforderungen noch so sorgfältig sammeln und umsetzen, aber es wird immer Fälle geben, die nicht berücksichtigt werden. Für diese Situationen hilft es sehr, die Menschen, die tagtäglich mit den Tools arbeiten sollen, ans Ruder zu lassen. Dann wird z.B. eine Bestellung ganz anders als in der Planung umgeleitet und es findet ein Statuswechsel statt, mit dem ein Service nichts anfangen kann, was zu unvorhergesehenen Zuständen führt. Oder eine Massenbearbeitung von Aufträgen führt zu einer Überlastung eines ganz anderen Services, weil Statusinformationen vielleicht falsch geroutet werden.

Ebenfalls beliebt ist das Arbeiten mit gemockten API-Endpunkten. Das funktioniert in Entwicklungsumgebungen wunderbar, aber es fallen z.B. Performance-Engpässe nicht auf, die sich durch Requests in Richtung der nicht real vorhandenen Endpunkte ansammeln: Das große Refactoring beginnt. Dazu kommt es beim Thema der Verfügbarkeiten von komplexen Produkten sehr schnell, weil diese im Zusammenhang betrachtet werden müssen. Dann können die APIs des OMS noch so schnell sein, aber 100 mal richtig schnell ist am Ende dann doch wieder langsam. Diese Falle lässt sich leicht verhindern, indem die Verwendung der echten Endpunkte von Anfang an forciert wird.

Ähnliche Probleme können auch in nachgelagerten Systemen entstehen. So kann es passieren, dass die APIs des Versanddienstleisters ab einer gewissen Anfrage nach Paketlabels geschlossen werden und davon abhängige Prozesse abbrechen.

Praxisbeispiel: Worauf muss beim Routing von Frischware geachtet werden?

In einem unserer letzten Projekte hatten die Teams von kernpunkt und fulfillmenttools es mit Frischware zu tun, die nur eine maximale Lagerfähigkeit von ca. zwei Tagen hat. Das OMS von fulfillmenttools stand also vor der Herausforderung, sehr viele zeitabhängige Bestände je Produkt zu speichern und diese auf allen Endpunkten zu berücksichtigen.

Erschwerend kam hinzu, dass diese Frischware mit weiteren, zusätzlich auswählbaren Produkten zu einem Bundle ergänzt werden konnte. Das führte dazu, dass nicht nur die Verfügbarkeit für ein Produkt, sondern für mehrere in Kombination zu einem bestimmten Datum gefunden werden musste. Um das Problem abzurunden, kam noch der Umstand ins Spiel, dass es mehrere Lagerstandorte gab und dieses Bundle in einem Paket verschickt werden sollte. Das OMS hatte also die Aufgabe herauszufinden, an welchem nun alle Vorbedingungen zutreffend sind.

Bei diesem gemeinsamen Kundenprojekt arbeitete das Team von kernpunkt eng mit unserem Partner fulfillmenttools zusammen. Die besonders kurze Haltbarkeit bzw. Lagerfähigkeit der Frischware, die Kombinationsmöglichkeiten mit weiteren Produkten sowie das Routing über verschiedene Lagerstätten hinweg können sehr gut mit dem Order Management System von fulfillmenttools abgebildet werden. Für diese Anforderungen hat fulfillmenttools zusätzliche API-Endpunkte geschrieben und diese erweitert. Wir bekamen also die passenden Endpunkte zur Lösung der Probleme geliefert.

Wie kernpunkt Dich bei der Einführung Deines OMS unterstützt

Die Einführung eines Order Management Systems ist komplex und erfordert einen erfahrenen Partner, der nicht nur die technischen Anforderungen versteht, sondern auch Deine individuellen Geschäftsziele und Herausforderungen im Blick hat. Als Digitalagentur mit umfassender Expertise in E-Commerce und Systemintegration begleitet kernpunkt Dich von der Bedarfsanalyse bis zur erfolgreichen Implementierung Deines OMS.

Wir stellen gemeinsam sicher, dass alle relevanten Stakeholder eingebunden sind, klare Ziele definiert werden und die Implementierung reibungslos verläuft - ohne unnötige Verzögerungen und Überraschungen. Unser Ansatz ist praxisorientiert und auf langfristigen Erfolg ausgerichtet. Von der Auswahl der passenden OMS-Lösung über die Integration in bestehende Systeme bis hin zur Schulung des Teams sorgen wir dafür, dass Dein Unternehmen maximal von der neuen Technologie profitiert. Dabei setzen wir auf bewährte Methoden und innovative Ansätze, um Deine Prozesse effizienter zu gestalten und Dein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Sprich uns an und finde heraus, wie Dein OMS-Projekt mit kernpunkt zum Erfolg wird.

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